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Registro de administradores
Qué es este documento
Un registro de administradores es un registro oficial que enumera a cada persona que actualmente ocupa, o ha ocupado anteriormente, un cargo de administrador dentro de la empresa. Es un documento de gobernanza fundamental que la mayoría de las entidades formalmente estructuradas deben mantener por ley.
Muestra quién es legalmente responsable de supervisar y dirigir la empresa. Los administradores son las personas en la cúspide de la estructura de toma de decisiones de una empresa. Establecen la dirección de la empresa, aprueban decisiones importantes y, en última instancia, son responsables de cómo opera la entidad. Saber quién tiene esa responsabilidad es una parte fundamental para comprender cualquier negocio.
Durante la incorporación corporativa, el registro de administradores nos ayuda a confirmar las identidades de las personas que controlan la entidad. Esto se integra directamente en el proceso más amplio de verificar quién está detrás del negocio y si las personas involucradas son quienes dicen ser.
Por qué lo solicitamos
Las instituciones financieras reguladas están obligadas, según la ley federal de EE. UU., a identificar a las personas que ejercen un control significativo sobre una empresa. Los administradores, por definición, se encuentran entre esas personas. Las normas de diligencia debida del cliente establecidas por FinCEN exigen específicamente que identifiquemos y verifiquemos a las personas que gestionan y dirigen las entidades con las que trabajamos.
El registro de administradores nos proporciona una imagen clara y actualizada de quiénes son esas personas. Sin él, no podemos completar la verificación de la estructura de control que se requiere antes de que se pueda abrir una cuenta.
También protege a la propia empresa. Tener un registro claro y actualizado de sus administradores significa que no hay ambigüedad sobre quién tiene la autoridad para tomar decisiones en nombre de la entidad.
Qué debe mostrar tu documento
El documento que presentes debe mostrar claramente todo lo siguiente:
Información necesaria | Detalles |
|---|---|
Nombre legal completo de cada administrador | Cada persona que actualmente ocupa un cargo de administrador dentro de la entidad. |
Fecha de nombramiento | Cuándo fue nombrado formalmente cada administrador para su cargo. |
Fecha de dimisión o cese | Cuando proceda, cuándo un administrador dimitió o fue cesado. Esto es relevante para los exadministradores cuyo período de servicio se solapa con el historial de la cuenta. |
Nombre de la empresa | El nombre legal completo de la entidad a la que se refiere el registro. |
Estado actual | Confirmación de que el registro refleja la situación actual y se ha mantenido actualizado. |
Una nota sobre entidades con un solo administrador
Si tu empresa tiene un solo administrador, el registro simplemente mostrará a esa persona. Esto es perfectamente aceptable. Lo que importa es que el documento sea preciso y actual, no que contenga varios nombres.
Si la estructura de tu empresa implica que no hay administradores formales, por ejemplo en ciertas estructuras de sociedad o LLC, contacta con nuestro equipo de soporte de incorporación antes de enviarlo para que podamos aconsejarte sobre el documento adecuado para tu situación.
Documentos aceptables
Se aceptará cualquiera de los siguientes, siempre que incluya toda la información requerida anteriormente:
- Registro legal de administradores mantenido por la empresa
- Secretaría de Estado o registro estatal que muestre a los administradores actuales
- Resolución de la junta o presentación corporativa que refleje la composición actual de la junta
- Extracto certificado de un registro mercantil estatal que confirme los nombramientos de administradores
A continuación se muestra un ejemplo de documento aceptable. Úsalo como referencia al preparar tu envío.
¿Necesitas ayuda con este documento?
Si tu empresa no utiliza el título de administrador, o si tu estructura de gobernanza está configurada de manera diferente, contacta con nuestro equipo de soporte de incorporación antes de enviarlo. Podemos confirmar cómo es el documento equivalente para tu tipo de entidad y asegurarnos de que estás proporcionando lo correcto.