Guía de envío de PO y facturas

Antes de iniciar cualquier trabajo con Payward, los proveedores deben tener:

• Un contrato, acuerdo, Declaración de trabajo (SOW), formulario de pedido, orden de inserción o presupuesto totalmente ejecutado (un tipo de documentación de respaldo que haya sido firmado y ejecutado por ambas partes).

• Una orden de compra (PO) formal emitida por Payward.

Puntos clave

• La PO define el alcance, los entregables, las condiciones de pago, la entidad de facturación, la moneda y las instrucciones de envío.

• El trabajo no debe comenzar hasta que se haya emitido una PO.

• Cualquier cambio en el alcance o presupuesto requiere que una enmienda u orden de cambio sea firmada y ejecutada por ambas partes; en cuyo caso se debe emitir una actualización de la PO existente o una nueva PO antes de proceder.

• Realizar trabajo fuera del alcance aprobado de la PO puede resultar en pagos retrasados o denegados.

La(s) factura(s) deben enviarse por correo electrónico a tiempo (de acuerdo con los términos del contrato) enviando la factura como un archivo PDF adjunto a tu contacto de Payward y al equipo de Cuentas por Pagar de Payward.

Para evitar retrasos en el procesamiento, asegúrate de que tu factura incluya lo siguiente:

• Un número de PO válido (una PO por factura)

• La entidad legal y dirección de facturación correctas de Payward

• Tu punto de contacto de Payward

• Moneda coincidente con la indicada en la PO

• Un único archivo PDF adjunto (no protegido con contraseña)

• Fechas de servicio (fechas de inicio y fin) que se ajusten al trabajo realizado en la factura

• Condiciones de pago (Net 30, etc.) de acuerdo con el contrato

Payward procesa los pagos de acuerdo con las condiciones de pago contratadas una vez que las facturas pasan la verificación y las aprobaciones.

P: Todavía no tengo un PO, ¿qué debo hacer?

R: Ponte en contacto con tu socio comercial de Payward para solicitar un PO antes de empezar a trabajar.

P: ¿Con quién me pongo en contacto si tengo preguntas sobre facturas?

R: Envía un correo electrónico directamente al equipo de Cuentas por Pagar de Payward si tienes cualquier pregunta de seguimiento, e incluye tu número de factura & PO en el asunto del correo electrónico para facilitar la referencia.

• Empieza a trabajar solo después de recibir un PO válido.

• Envía las facturas por correo electrónico

• Sigue la lista de comprobación de facturas para evitar retrasos.

• Payward paga según los términos contractuales después de la validación de la factura.