Guía de envío de pedidos de compra y facturas

Antes de comenzar cualquier trabajo con Payward, los proveedores deben tener:

• Un Contrato, Acuerdo, Declaración de Trabajo (SOW), Formulario de Pedido, Orden de Inserción o Presupuesto totalmente ejecutado (una forma de documentación de respaldo que ha sido firmada y ejecutada por ambas partes).

• Un pedido de compra (PO) formal emitido por Payward.

Puntos clave

• El PO define el alcance, los entregables, los términos de pago, la entidad de facturación, la moneda y las instrucciones de envío.

• El trabajo no debe comenzar hasta que se haya emitido un PO.

• Cualquier cambio en el alcance o el presupuesto requiere que se firme y ejecute una Enmienda u Orden de Cambio entre ambas partes; en cuyo caso se debe emitir una actualización del PO existente o un nuevo PO antes de continuar.

• Realizar trabajos fuera del alcance del PO aprobado puede resultar en pagos retrasados o denegados.

La(s) factura(s) debe(n) enviarse por correo electrónico a tiempo (de acuerdo con los términos del contrato) enviando la factura como un archivo PDF adjunto a tu contacto de Payward y al equipo de Cuentas por Pagar de Payward.

Para evitar retrasos en el procesamiento, asegúrate de que tu factura incluya lo siguiente:

• Un número de PO válido (un PO por factura)

• La entidad legal y dirección de facturación correctas de Payward

• Tu punto de contacto de Payward

• Moneda coincidente con la indicada en el PO

• Un único archivo PDF adjunto (no protegido con contraseña)

• Fechas de servicio (fechas de inicio y fin) que se alineen con el trabajo realizado en la factura

• Términos de pago (Neto 30, etc.) de acuerdo con el acuerdo (contrato)

Payward procesa los pagos de acuerdo con los términos de pago contractuales una vez que las facturas pasan la verificación y las aprobaciones.

P: Todavía no tengo un PO, ¿qué debo hacer?

R: Contacta con tu socio comercial de Payward para solicitar un PO antes de comenzar a trabajar.

P: ¿Con quién debo contactar si tengo preguntas sobre facturas?

R: Envía un correo electrónico directamente al equipo de Cuentas por Pagar de Payward para cualquier pregunta de seguimiento, e incluye tu número de factura y número de PO en el asunto del correo electrónico para facilitar la referencia.

• Comienza a trabajar solo después de recibir un PO válido.

• Envía las facturas por correo electrónico

• Sigue la lista de verificación de facturas para evitar retrasos.

• Payward paga según los términos contractuales después de la validación de la factura.