Políticas, aprobaciones y gobernanza

Cada acción regulada en una Organización sigue el mismo ciclo de vida:

Paso 1 — Inicio: Un miembro con permiso de Initiate o Execute crea una solicitud.

Paso 2 — Verificación de finalización inmediata: Si el miembro tiene Execute y el flujo de trabajo no requiere aprobación ("Always require approval" está DESACTIVADO), la solicitud se completa inmediatamente. Sin cola de aprobación, sin esperas.

Paso 3 — Cola de aprobación: Si la solicitud no puede completarse inmediatamente (ya sea porque el miembro carece de Execute o porque "Always require approval" está ACTIVADO), la solicitud entra en la cola de aprobación. Los miembros con permiso de Approve en ese flujo de trabajo pueden revisarla.

Paso 4 — Umbral de aprobación: Una vez que se alcanza el número requerido de aprobaciones independientes, la solicitud se completa.

Paso 5 — Rechazo: Cualquier aprobador individual puede rechazar una solicitud pendiente. Una solicitud rechazada no se completa.

Un miembro no puede aprobar su propia solicitud. Esta regla es aplicada por el sistema en todos los flujos de trabajo y no puede anularse mediante ninguna configuración de permiso o política.

La única forma en que un solo miembro puede completar una acción por sí solo es a través de Execute, y solo cuando la política del flujo de trabajo lo permite.

El permiso Execute interactúa con la configuración de política "Always require approval":

Execute no se elimina del miembro. Permanece visible en la configuración de permisos, pero el sistema lo ignora mientras "Always require approval" está ACTIVADO. La interfaz de usuario muestra un indicador de color de advertencia en la columna de Execute. Si posteriormente DESACTIVAS "Always require approval", el miembro puede completar acciones inmediatamente de nuevo sin necesidad de que se le reasigne el permiso.

Cuando un miembro usa Execute para añadir o eliminar una dirección en la lista blanca inmediatamente (sin aprobadores independientes), el sistema envía una confirmación por correo electrónico antes de que el cambio surta efecto. El cambio de dirección no se finaliza hasta que se completa la confirmación.

1. Ve a la sección Manage Policies de tu Organización.
2. Selecciona el flujo de trabajo que quieres configurar (por ejemplo, Initiate Withdrawal).
3. Establece el número de aprobaciones requerido: esta es la cantidad de miembros independientes con permiso de Approve que deben dar su visto bueno antes de que se complete una solicitud.
4. Elige si quieres habilitar "Siempre requerir aprobación". Cuando está ACTIVADO, cada solicitud en este flujo de trabajo debe pasar por la cola de aprobación, incluso si proviene de miembros con permiso de Execute. Cuando está DESACTIVADO, los miembros con permiso de Execute pueden completar las acciones inmediatamente.
5. Revisa la configuración y confirma.

Si el propio flujo de trabajo de Manage Policies tiene una política configurada, tus cambios pueden entrar en la cola de aprobación. Consulta la sección Locking policies para obtener más detalles sobre cómo funciona la gobernanza de políticas.

Cada flujo de trabajo tiene su propia política con dos configuraciones:

El bloqueo de políticas impide que cualquier Miembro, incluido el Propietario de la Organización, cambie la configuración de gobernanza de un flujo de trabajo por sí solo.

Cuando una política está bloqueada:

• Cualquier cambio en la política de ese flujo de trabajo requiere la aprobación de Miembros independientes.
• Desbloquear también requiere aprobación independiente.
• El Propietario está sujeto a las mismas reglas que cualquier otro Miembro.

Una vez que la gobernanza está bloqueada, nadie puede debilitarla por sí solo. Los cambios futuros siguen siendo posibles, pero dependen de la aprobación independiente y de que la cobertura de aprobadores siga estando disponible.

Alcance: el bloqueo de políticas se aplica por flujo de trabajo. Bloquear la política de un flujo de trabajo no afecta a ningún otro flujo de trabajo. Esto te permite endurecer la gobernanza de forma incremental, un flujo de trabajo a la vez.

Estos dos controles tienen el mismo objetivo en diferentes niveles:

El sistema aplica salvaguardas para evitar configuraciones no válidas o inaplicables:

Disponibilidad del aprobador: Una política no puede bloquearse a menos que al menos otro Member (además de la persona que la bloquea) tenga Approve en el flujo de trabajo de Manage Policies. Sin esto, una política bloqueada podría crear un deadlock en el que nadie podría aprobar futuros cambios.

Prevención de bloqueo: El sistema bloquea el guardado de una política cuando el único Member con Approve en un flujo de trabajo también tiene Initiate y el recuento de aprobaciones requerido es 1. Dado que los Members no pueden aprobar sus propias solicitudes, las solicitudes de este Member no tendrían un aprobador elegible.

La desactivación no verifica la cobertura del aprobador: La desactivación o eliminación de un Member procede actualmente incluso si reduce el número de aprobadores disponibles por debajo del umbral requerido para un flujo de trabajo. Las verificaciones automáticas de cobertura para la desactivación están previstas para una futura versión. Hasta entonces, verifica que suficientes otros Members con Approve permanezcan activos para cumplir con el recuento de aprobaciones requerido en los flujos de trabajo afectados antes de desactivar un Member, o ponte en contacto con el soporte si necesitas ayuda.

Una vez que entiendas cómo funcionan las políticas y las aprobaciones, consulta Implementación de la gobernanza para obtener una guía paso a paso sobre cómo introducir los requisitos de aprobación un flujo de trabajo a la vez, incluyendo ejemplos prácticos que muestran configuraciones de gobernanza selectiva y completa.