Carta de autorización

Una carta de autorización es un documento formal que hace dos cosas. Primero, enumera a cada persona que tendrá acceso a la cuenta de la empresa, ya sea para ver la actividad, iniciar transacciones o gestionar la cuenta de cualquier forma. Segundo, confirma que esas personas han sido formalmente autorizadas para hacerlo por la propia empresa, a través de un quórum de sus directores o equivalentes.

Piensa en ello como la empresa diciendo oficialmente, por escrito, estas son las personas que hemos aprobado para acceder a esta cuenta, y aquí están las firmas de suficientes de nuestros directores para que esa decisión sea vinculante.

Nosotros te proporcionamos este documento como plantilla. Debes completarlo con los nombres y detalles de todas las personas autorizadas y luego obtener las firmas requeridas antes de enviarlo. No puedes reemplazarlo con un documento de tu propio diseño. La plantilla contiene un lenguaje de cumplimiento específico que es requerido, y no se aceptará un formato diferente.

Una empresa es una entidad legal, no una persona. Cuando las personas interactúan con una cuenta de empresa, necesitamos una confirmación formal de que la propia empresa ha autorizado esas interacciones. Sin esto, no tenemos forma de saber si las personas que acceden a una cuenta han sido realmente aprobadas para hacerlo por quienes dirigen la empresa.

Exigir la firma de un quórum de directores está ahí para protegerte a ti y a tu empresa. Garantiza que cualquier decisión de conceder acceso a la cuenta haya sido formalmente aprobada por las personas que dirigen la empresa, y no por un solo individuo actuando por su cuenta. Esto es importante porque significa que nadie puede añadirse a sí mismo o a otra persona a una cuenta sin el conocimiento y el acuerdo del equipo de liderazgo más amplio.

También es una salvaguarda contra posibles actores malintencionados, ya sea un empleado que actúa fuera de su autoridad, un tercero que tergiversa sus derechos de acceso, o cualquier otra situación en la que alguien intente acceder a los activos de tu empresa sin la debida autorización. El requisito de quórum significa que siempre hay una decisión colectiva detrás de quién puede acceder a tu cuenta.

Este es un requisito estándar en la incorporación de cuentas corporativas y forma parte del proceso de Diligencia Debida del Cliente (Customer Due Diligence) requerido por las regulaciones federales de EE. UU.

La carta de autorización completada debe incluir todo lo siguiente:

No todas las estructuras empresariales utilizan el título de director. La siguiente tabla muestra lo que consideramos un director equivalente para cada tipo de entidad común:

La plantilla de la Carta de Autorización se te proporcionará como parte de tu paquete de incorporación. Completa todos los campos, asegúrate de que cada persona que tendrá acceso a la cuenta esté listada y obtén las firmas de los directores requeridos o sus equivalentes antes de enviarla.

Si no has recibido la plantilla o no puedes encontrarla, contacta con nuestro equipo de soporte de incorporación y te la enviaremos directamente.

Si no estás seguro de quién se considera un director equivalente para tu tipo de entidad, cuántas firmas constituyen un quórum según tus documentos reguladores o cómo describir los niveles de acceso para cada persona, contacta con nuestro equipo de soporte de incorporación antes de enviar la solicitud.

Hacer esto bien desde el principio evita retrasos y significa que tu cuenta se puede configurar exactamente como tu negocio desea.