Το μητρώο διευθυντών είναι ένα επίσημο αρχείο που καταγράφει κάθε άτομο που κατέχει, ή κατείχε στο παρελθόν, θέση διευθυντή εντός της επιχείρησης. Αποτελεί βασικό έγγραφο διακυβέρνησης που οι περισσότερες επίσημα δομημένες οντότητες υποχρεούνται να τηρούν από το νόμο.
Δείχνει ποιος είναι νομικά υπεύθυνος για την επίβλεψη και τη διεύθυνση της επιχείρησης. Οι διευθυντές είναι τα άτομα στην κορυφή της δομής λήψης αποφάσεων μιας εταιρείας. Καθορίζουν την κατεύθυνση της επιχείρησης, εγκρίνουν σημαντικές αποφάσεις και είναι τελικά υπεύθυνοι για τον τρόπο λειτουργίας της οντότητας. Το να γνωρίζουμε ποιος έχει αυτή την ευθύνη είναι ένα θεμελιώδες μέρος της κατανόησης οποιασδήποτε επιχείρησης.
Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας onboarding για εταιρικούς πελάτες, το μητρώο διευθυντών μας βοηθά να επιβεβαιώσουμε τις ταυτότητες των ατόμων που ελέγχουν την οντότητα. Αυτό συνδέεται άμεσα με την ευρύτερη διαδικασία επαλήθευσης του ποιος βρίσκεται πίσω από την επιχείρηση και εάν τα εμπλεκόμενα άτομα είναι αυτά που δηλώνουν.
Τα ρυθμιζόμενα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα υποχρεούνται βάσει του ομοσπονδιακού νόμου των ΗΠΑ να αναγνωρίζουν τα άτομα που ασκούν σημαντικό έλεγχο σε μια επιχείρηση. Οι διευθυντές, εξ ορισμού, είναι μεταξύ αυτών των ατόμων. Οι κανόνες Δέουσας Επιμέλειας Πελατών που θεσπίστηκαν από την FinCEN απαιτούν συγκεκριμένα να αναγνωρίζουμε και να επαληθεύουμε τα άτομα που διαχειρίζονται και διευθύνουν τις οντότητες με τις οποίες συνεργαζόμαστε.
Το μητρώο διευθυντών μας δίνει μια σαφή, ενημερωμένη εικόνα του ποια είναι αυτά τα άτομα. Χωρίς αυτό, δεν μπορούμε να ολοκληρώσουμε την επαλήθευση της δομής ελέγχου που απαιτείται πριν από το άνοιγμα ενός λογαριασμού.
Προστατεύει επίσης την ίδια την επιχείρηση. Η ύπαρξη ενός σαφούς και τρέχοντος αρχείου των διευθυντών της σημαίνει ότι δεν υπάρχει καμία ασάφεια σχετικά με το ποιος έχει την εξουσία να λαμβάνει αποφάσεις εκ μέρους της οντότητας.
Το έγγραφο που υποβάλλετε πρέπει να εμφανίζει σαφώς όλα τα ακόλουθα:
Απαιτούμενες πληροφορίες | Λεπτομέρειες |
|---|---|
Πλήρες νόμιμο όνομα κάθε διευθυντή | Κάθε άτομο που κατέχει επί του παρόντος θέση διευθυντή εντός της οντότητας. |
Ημερομηνία διορισμού | Όταν κάθε διευθυντής διορίστηκε επίσημα στο ρόλο του. |
Ημερομηνία παραίτησης ή απομάκρυνσης | Όπου ισχύει, πότε ένας διευθυντής παραιτήθηκε ή απομακρύνθηκε. Αυτό είναι σχετικό για πρώην διευθυντές των οποίων η περίοδος υπηρεσίας συμπίπτει με το ιστορικό του λογαριασμού. |
Όνομα επιχείρησης | Το πλήρες νόμιμο όνομα της οντότητας στην οποία αναφέρεται το μητρώο. |
Τρέχουσα κατάσταση | Επιβεβαίωση ότι το μητρώο αντανακλά την τρέχουσα θέση και έχει ενημερωθεί. |
Εάν η επιχείρησή σας έχει μόνο έναν διευθυντή, το μητρώο θα εμφανίζει απλώς αυτό το άτομο. Αυτό είναι απολύτως αποδεκτό. Αυτό που έχει σημασία είναι το έγγραφο να είναι ακριβές και ενημερωμένο, όχι να περιέχει πολλά ονόματα.
Εάν η δομή της επιχείρησής σας σημαίνει ότι δεν υπάρχουν επίσημοι διευθυντές, για παράδειγμα σε ορισμένες εταιρικές δομές ή δομές LLC, επικοινωνήστε με την ομάδα υποστήριξης onboarding πριν από την υποβολή, ώστε να σας συμβουλεύσουμε για το σωστό έγγραφο για την περίπτωσή σας.
Οποιοδήποτε από τα ακόλουθα θα γίνει δεκτό, εφόσον περιλαμβάνει όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες που αναφέρονται παραπάνω:
Παρακάτω ακολουθεί ένα παράδειγμα αποδεκτού εγγράφου. Χρησιμοποιήστε το ως αναφορά κατά την προετοιμασία της υποβολής σας.
Εάν η επιχείρησή σας δεν χρησιμοποιεί τον τίτλο του διευθυντή, ή εάν η δομή διακυβέρνησής σας είναι διαφορετικά διαμορφωμένη, επικοινωνήστε με την ομάδα υποστήριξης onboarding πριν την υποβολή. Μπορούμε να επιβεβαιώσουμε ποιο είναι το ισοδύναμο έγγραφο για τον τύπο της οντότητάς σας και να διασφαλίσουμε ότι παρέχετε το σωστό.