Αυτός ο οδηγός σάς καθοδηγεί στην εισαγωγή απαιτήσεων έγκρισης στον Οργανισμό σας, ένα workflow κάθε φορά. Δεν χρειάζεται να ρυθμίσετε όλη τη Διακυβέρνηση ταυτόχρονα — το σύστημα είναι σχεδιασμένο ώστε να μπορείτε να μεταβείτε από γρήγορες λειτουργίες μεμονωμένου χρήστη σε έγκριση πολλών μερών με πλήρη Διακυβέρνηση, για κάθε workflow, με τον δικό σας ρυθμό.
Για τον τρόπο λειτουργίας των πολιτικών και των ρυθμίσεων έγκρισης, δείτε Πολιτικές, εγκρίσεις και Διακυβέρνηση. Για το μοντέλο δικαιωμάτων, δείτε Δικαιώματα και workflows.
Η αλληλεπίδραση μεταξύ Execute και «Always require approval» σάς δίνει δύο επιλογές διακυβέρνησης ανά workflow:
Τα τρία πρώτα βήματα είναι αναστρέψιμα. Το τέταρτο — το κλείδωμα — είναι το σημείο δέσμευσης.
Ο Ιδιοκτήτης ξεκινά με πλήρη δικαιώματα σε όλα τα workflows. Σε αυτό το στάδιο, ο Ιδιοκτήτης είναι το μοναδικό μέλος και μπορεί να ολοκληρώσει οποιαδήποτε ενέργεια χωρίς έγκριση. Αυτή είναι η αναμενόμενη αρχική κατάσταση.
Ρυθμίστε τις επιλογές έγκρισης για ένα συγκεκριμένο workflow ενώ το «Always require approval» παραμένει σε OFF. Ο Owner διατηρεί το Execute και μπορεί να συνεχίσει να εργάζεται κανονικά.
Στο τέλος αυτού του βήματος, οι κανόνες έγκρισης έχουν οριστεί και τα κατάλληλα άτομα έχουν τα απαραίτητα δικαιώματα, χωρίς όμως να εφαρμόζεται τίποτα ακόμα. Ο Owner μπορεί ακόμα να ολοκληρώνει ενέργειες μέσω του Execute και να αλλάζει πολιτικές μόνος του.
Ενεργοποιήστε το «Always require approval» για το επιλεγμένο workflow. Με αυτή τη ρύθμιση, κάθε ενέργεια — συμπεριλαμβανομένων αυτών του Owner — υποχρεωτικά περνά από έγκριση. Επαληθεύστε ότι:
Καθώς η πολιτική δεν έχει κλειδωθεί ακόμα, μπορείτε να κάνετε επαναφορά. Απενεργοποιήστε το «Always require approval» για να επαναφέρετε την άμεση ολοκλήρωση και να προσαρμόσετε τη διαμόρφωση πριν δοκιμάσετε ξανά.
Αυτό είναι το ασφαλές παράθυρο για πειραματισμό. Η Διακυβέρνηση ισχύει για το επιλεγμένο workflow, αλλά ο Owner διατηρεί μονομερή έλεγχο επί της ίδιας της πολιτικής και μπορεί να κάνει επαναφορά ανά πάσα στιγμή.
Όταν είστε ικανοποιημένοι, κλειδώστε την πολιτική. Αυτό είναι το σημείο δέσμευσης. Από εδώ και πέρα:
Σημαντικό: Πριν από το κλείδωμα, βεβαιωθείτε ότι τουλάχιστον ένα άλλο ενεργό Μέλος διαθέτει δικαίωμα Έγκρισης στη ροή εργασίας Διαχείριση Πολιτικών. Το σύστημα απαιτεί ανεξάρτητο εγκριτή πριν επιτρέψει το κλείδωμα.
Σημαντικό: Το κλείδωμα αφαιρεί τη δυνατότητα οποιουδήποτε ατόμου να αποδυναμώσει μόνο του τη Διακυβέρνηση αυτής της ροής εργασίας. Μελλοντικές αλλαγές, συμπεριλαμβανομένου του ξεκλειδώματος, εξαρτώνται από τη διαθεσιμότητα ανεξάρτητου εγκριτή μέσω της ροής εργασίας Διαχείριση Πολιτικών.
Όλες οι άλλες ροές εργασίας παραμένουν ως γρήγορες διαδρομές · ο Ιδιοκτήτης μπορεί ακόμα να χρησιμοποιεί το Execute σε οποιαδήποτε ροή εργασίας της οποίας η πολιτική δεν έχει κλειδωθεί. Επιστρέψτε στο Βήμα 2 για την επόμενη ροή εργασίας.
Αυτή η διαδοχή αποτελεί σύσταση, όχι απαίτηση. Μπορείτε να λειτουργείτε επ' αόριστον με οποιονδήποτε συνδυασμό ροών εργασίας με ή χωρίς διακυβέρνηση.
Ένας CFO επιθυμεί να διατηρήσει τη δυνατότητα άμεσης ολοκλήρωσης αναλήψεων, απαιτώντας παράλληλα να διέρχονται από έλεγχο όλες οι αναλήψεις από τους Διαχειριστές Κεφαλαίου.
Ρύθμιση δικαιωμάτων:
Μέλος | Προβολή | Έναρξη | Έγκριση | Εκτέλεση |
|---|---|---|---|---|
CFO | Ναι | Ναι | Ναι | Ναι |
Διαχειριστής Κεφαλαίου A | Ναι | Ναι | — | — |
Διαχειριστής Κεφαλαίου B | Ναι | Ναι | — | — |
Ρυθμίσεις πολιτικής:
Ο CFO μπορεί να εκκινεί και να ολοκληρώνει αμέσως αναλήψεις μέσω του Execute. Οι Διαχειριστές Κεφαλαίων μπορούν να εκκινούν αναλήψεις, αλλά κάθε αίτημα μπαίνει στην ουρά έγκρισης και απαιτεί 1 έγκριση από τον CFO.
Μετάβαση σε πλήρη διακυβέρνηση: Όταν ο CFO αποφασίσει ότι όλες οι αναλήψεις, συμπεριλαμβανομένων των δικών του, πρέπει να διέρχονται από έγκριση, υποβάλλει αίτημα αλλαγής πολιτικής (το οποίο από μόνο του απαιτεί ανεξάρτητη έγκριση, καθώς η πολιτική είναι κλειδωμένη):
Μετά από αυτή την αλλαγή, η άδεια Execute του CFO παραμένει ενεργή αλλά δεν έχει καμία επίδραση. Η πολιτική πλέον απαιτεί ανεξάρτητη έγκριση για κάθε αίτημα, συμπεριλαμβανομένων εκείνων του CFO.
Η διατήρηση της ανάθεσης Execute, ακόμα και όταν δεν έχει προς το παρόν καμία επίδραση, διαφυλάσσει το εύρος πρόσβασης του Μέλους στον πίνακα αδειών. Αυτό θα είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν γίνει διαθέσιμη η υποστήριξη πολλαπλών λογαριασμών, όπου το Execute ορίζει επίσης σε ποιους λογαριασμούς μπορεί να ενεργεί ένα Μέλος.
Αυτό το παράδειγμα παρουσιάζει μια πλήρως διαμορφωμένη ροή εργασίας Initiate Withdrawal και δείχνει πώς αλληλεπιδρούν οι άδειες και η πολιτική στην πράξη. Η διάταξη αντικατοπτρίζει τον πίνακα αδειών που εμφανίζεται στο UI του προϊόντος.
Μέλος | Προβολή | Έναρξη | Έγκριση | Εκτέλεση |
|---|---|---|---|---|
Organization Owner | Ναι | Ναι | Ναι | Ναι |
Alice | Ναι | Ναι | Ναι | — |
Bob | Ναι | — | Ναι | — |
Charlie | Ναι | Ναι | — | — |
Πολιτική: Απαιτούμενες εγκρίσεις: 2 από 3 διαθέσιμους εγκριτές. Πάντα απαιτείται έγκριση: ΟΝ.
Ο Owner διαθέτει Execute, αλλά επειδή το «Always require approval» είναι ΟΝ, δεν έχει καμία επίδραση.
Κάθε αίτημα ανάληψης πρέπει να εγκριθεί από 2 ανεξάρτητα Μέλη. Το πρόσωπο που κινεί το αίτημα αποκλείεται από τη δεξαμενή εγκριτών για το συγκεκριμένο αίτημα.
Σενάριο | Ποιος υποβάλλει | Ποιος πρέπει να εγκρίνει | Γιατί |
|---|---|---|---|
Ανάληψη από τον Owner | Κάτοχος | Alice και Bob | Μετά την εξαίρεση του Owner, απομένουν μόνο 2 Μέλη με δικαίωμα Approve. Και οι δύο πρέπει να εγκρίνουν. |
Ανάληψη από την Alice | Alice | Owner και Bob | Η Alice εξαιρείται. Οι υπόλοιποι εγκριτές είναι ο Owner και ο Bob. |
Ανάληψη από τον Charlie | Charlie | Οποιοιδήποτε 2 από: Owner, Alice, Bob | Ο Charlie δεν έχει δικαίωμα Approve, οπότε και οι 3 εγκριτές είναι επιλέξιμοι. Αρκούν οποιοιδήποτε 2. |
Εκκίνηση από τον Bob | — | — | Ο Bob δεν έχει δικαίωμα Initiate. Δεν μπορεί να δημιουργήσει αίτημα ανάληψης. Μπορεί μόνο να εγκρίνει. |