Μια επιστολή εξουσιοδότησης είναι ένα επίσημο έγγραφο που επιτελεί δύο πράγματα. Πρώτον, καταγράφει κάθε άτομο που θα έχει πρόσβαση στον εταιρικό λογαριασμό, είτε πρόκειται για προβολή δραστηριότητας, είτε για εκτέλεση συναλλαγών, είτε για διαχείριση του λογαριασμού με οποιαδήποτε ιδιότητα. Δεύτερον, επιβεβαιώνει ότι αυτά τα άτομα έχουν εξουσιοδοτηθεί επίσημα να το πράξουν από την ίδια την επιχείρηση, μέσω απαρτίας των διευθυντών της ή των ισοδύναμων διευθυντών.
Θεωρήστε το σαν την επιχείρηση να δηλώνει επίσημα, γραπτώς, ότι αυτά είναι τα άτομα που έχουμε εγκρίνει να έχουν πρόσβαση σε αυτόν τον λογαριασμό, και εδώ είναι οι υπογραφές αρκετών από τους διευθυντές μας για να καταστήσουν αυτή την απόφαση δεσμευτική.
Αυτό το έγγραφο παρέχεται από εμάς ως πρότυπο. Το συμπληρώνετε με τα ονόματα και τα στοιχεία όλων των εξουσιοδοτημένων ατόμων και μετά λαμβάνετε τις απαιτούμενες υπογραφές πριν την υποβολή. Δεν μπορεί να αντικατασταθεί με ένα έγγραφο δικού σας σχεδιασμού. Το πρότυπο περιέχει συγκεκριμένη γλώσσα συμμόρφωσης που απαιτείται, και διαφορετική μορφή δεν θα γίνει δεκτή.
Μια επιχείρηση είναι μια νομική οντότητα, όχι ένα άτομο. Όταν άτομα αλληλεπιδρούν με έναν εταιρικό λογαριασμό, χρειαζόμαστε επίσημη επιβεβαίωση ότι η ίδια η επιχείρηση έχει εγκρίνει αυτές τις αλληλεπιδράσεις. Χωρίς αυτό, δεν έχουμε τρόπο να γνωρίζουμε εάν τα άτομα που έχουν πρόσβαση σε έναν λογαριασμό έχουν πραγματικά εγκριθεί να το πράξουν από αυτούς που διευθύνουν την επιχείρηση.
Η απαίτηση για υπογραφή από απαρτία διευθυντών υπάρχει για να προστατεύσει εσάς και την επιχείρησή σας. Διασφαλίζει ότι οποιαδήποτε απόφαση για παραχώρηση πρόσβασης στον λογαριασμό έχει εγκριθεί επίσημα από τους ανθρώπους που διευθύνουν την επιχείρηση, και όχι από ένα μόνο άτομο που ενεργεί μόνο του. Αυτό είναι σημαντικό γιατί σημαίνει ότι κανένα άτομο δεν μπορεί να προσθέσει αθόρυβα τον εαυτό του ή κάποιον άλλο σε έναν λογαριασμό χωρίς τη γνώση και τη συμφωνία της ευρύτερης ηγετικής ομάδας.
Είναι επίσης μια διασφάλιση έναντι πιθανών κακόβουλων παραγόντων, είτε πρόκειται για υπάλληλο που ενεργεί εκτός των αρμοδιοτήτων του, είτε για τρίτο μέρος που παραποιεί τα δικαιώματα πρόσβασής του, είτε για οποιαδήποτε άλλη κατάσταση όπου κάποιος μπορεί να επιχειρήσει να αποκτήσει πρόσβαση στα περιουσιακά στοιχεία της επιχείρησής σας χωρίς την κατάλληλη εξουσιοδότηση. Η απαίτηση απαρτίας σημαίνει ότι υπάρχει πάντα μια συλλογική απόφαση για το ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στον λογαριασμό σας.
Πρόκειται για μια τυπική απαίτηση στην ενσωμάτωση εταιρικών λογαριασμών και αποτελεί μέρος της διαδικασίας Δέουσας Επιμέλειας Πελάτη που απαιτείται σύμφωνα με τους ομοσπονδιακούς κανονισμούς των ΗΠΑ.
Η συμπληρωμένη επιστολή εξουσιοδότησης πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα ακόλουθα:
Απαιτούμενες πληροφορίες | Λεπτομέρειες |
|---|---|
Όλα τα εξουσιοδοτημένα άτομα | Το πλήρες νομικό όνομα, ο ρόλος ή ο τίτλος και το πεδίο πρόσβασης για κάθε άτομο που θα έχει πρόσβαση στον λογαριασμό. Αυτή πρέπει να είναι μια πλήρης λίστα. Άτομα που δεν αναφέρονται σε αυτό το έγγραφο δεν θα τους παραχωρηθεί πρόσβαση. |
Όνομα οντότητας | Το πλήρες νομικό όνομα της επιχείρησης στην οποία αναφέρεται η εξουσιοδότηση, που να ταιριάζει ακριβώς με αυτό που αναγράφεται στα ιδρυτικά σας έγγραφα. |
Απαρτία υπογραφών διευθυντών | Το έγγραφο πρέπει να υπογραφεί από απαρτία του διοικητικού συμβουλίου ή των ισοδύναμών τους. Για τις περισσότερες οντότητες αυτό σημαίνει πλειοψηφία των διευθυντών. Για οντότητες με έναν μόνο διευθυντή, αυτό το άτομο πρέπει να υπογράψει. Για εταιρικές σχέσεις, οι απαιτούμενοι υπογράφοντες θα είναι οι γενικοί εταίροι ή οι διαχειριστές εταίροι. |
Ημερομηνία υπογραφής | Η ημερομηνία κατά την οποία το έγγραφο υπογράφηκε από τους διευθυντές. Όλες οι υπογραφές πρέπει να φέρουν ημερομηνία. |
Δεν χρησιμοποιούν όλες οι επιχειρηματικές δομές τον τίτλο του διευθυντή. Ο παρακάτω πίνακας δείχνει τι θεωρούμε ισοδύναμο διευθυντή για κάθε κοινό τύπο οντότητας:
Τύπος οντότητας | Ισοδύναμο διευθυντή και απαρτία |
|---|---|
Εταιρεία | Διοικητικό Συμβούλιο. Η απαρτία είναι συνήθως η πλειοψηφία των εν ενεργεία διευθυντών, εκτός αν το καταστατικό σας ορίζει διαφορετικά. |
LLC | Διαχειριστικά Μέλη ή Διαχειριστές όπως ορίζεται στη συμφωνία λειτουργίας. Η απαρτία ακολουθεί τους όρους της συμφωνίας λειτουργίας. |
Ετερόρρυθμη εταιρεία | Ομόρρυθμοι Εταίροι. Όλοι οι ομόρρυθμοι εταίροι πρέπει να υπογράψουν, εκτός εάν η εταιρική συμφωνία επιτρέπει απόφαση πλειοψηφίας. |
LLP | Διαχειριστές Εταίροι ή εταίροι με διαχειριστική εξουσία όπως ορίζεται στη συμφωνία της LLP. |
Καταπίστευμα | Όλοι οι Καταπιστευματοδόχοι, ή η πλειοψηφία των Καταπιστευματοδόχων όπου η πράξη καταπιστεύματος επιτρέπει αποφάσεις πλειοψηφίας. |
Κατά την αναγραφή των ατόμων που θα έχουν πρόσβαση στον λογαριασμό, θα πρέπει επίσης να αναφέρετε το επίπεδο πρόσβασης που χορηγείται σε κάθε άτομο. Για παράδειγμα, ορισμένα άτομα ενδέχεται να έχουν πλήρη εξουσία συναλλαγών, ενώ άλλα να έχουν πρόσβαση μόνο για προβολή. Η σαφής αναφορά αυτού στην επιστολή εξουσιοδότησης μας βοηθά να ρυθμίσουμε τον λογαριασμό σωστά από την αρχή και να αποφύγουμε την αλληλογραφία αργότερα.
Εάν τα επίπεδα πρόσβασης αλλάξουν μετά το άνοιγμα του λογαριασμού, για παράδειγμα εάν προσληφθεί νέος υπάλληλος ή αποχωρήσει υπάρχων υπάλληλος, θα πρέπει να υποβληθεί επικαιροποιημένη επιστολή εξουσιοδότησης. Δεν μπορούμε να προσθέσουμε ή να αφαιρέσουμε άτομα από έναν λογαριασμό χωρίς την επανέκδοση και την εκ νέου υπογραφή αυτού του εγγράφου.
Το πρότυπο της Επιστολής Εξουσιοδότησης θα σας παρασχεθεί ως μέρος του πακέτου ενσωμάτωσής σας. Συμπληρώστε όλα τα πεδία, βεβαιωθείτε ότι κάθε άτομο που θα έχει πρόσβαση στον λογαριασμό αναφέρεται, και λάβετε υπογραφές από τους απαιτούμενους διευθυντές ή τους ισοδύναμούς τους πριν την υποβολή.
Εάν δεν έχετε λάβει το πρότυπο ή δεν μπορείτε να το εντοπίσετε, επικοινωνήστε με την ομάδα υποστήριξης ενσωμάτωσης και θα σας το στείλουμε απευθείας.
Εάν δεν είστε βέβαιοι ποιος θεωρείται ισοδύναμος διευθυντής για τον τύπο της οντότητάς σας, πόσες υπογραφές αποτελούν απαρτία σύμφωνα με τα ιδρυτικά σας έγγραφα, ή πώς να περιγράψετε τα επίπεδα πρόσβασης για κάθε άτομο, επικοινωνήστε με την ομάδα υποστήριξης ενσωμάτωσης πριν την υποβολή.
Εάν γίνει σωστά από την αρχή, αυτό αποφεύγει καθυστερήσεις και σημαίνει ότι ο λογαριασμός σας μπορεί να ρυθμιστεί ακριβώς όπως επιθυμεί η επιχείρησή σας.