Ermächtigungsschreiben

Worum es sich bei diesem Dokument handelt

Eine Vollmacht ist ein formelles Dokument, das zwei Dinge bewirkt. Erstens listet es jede Person auf, die Zugriff auf das Geschäftskonto haben wird, sei es zur Anzeige von Aktivitäten, zur Initiierung von Transaktionen oder zur Verwaltung des Kontos in irgendeiner Funktion. Zweitens bestätigt es, dass diese Personen vom Unternehmen selbst, durch ein Quorum seiner Direktoren oder gleichwertiger Führungskräfte, formell dazu bevollmächtigt wurden.

Stellen Sie es sich so vor, als würde das Unternehmen schriftlich offiziell erklären: Hier sind die Personen, die wir für den Zugriff auf dieses Konto genehmigt haben, und hier sind die Unterschriften genügend unserer Direktoren, um diese Entscheidung bindend zu machen.

Dieses Dokument wird von uns als Vorlage bereitgestellt. Sie füllen es mit den Namen und Details aller autorisierten Personen aus und holen dann die erforderlichen Unterschriften ein, bevor Sie es einreichen. Es kann nicht durch ein von Ihnen selbst entworfenes Dokument ersetzt werden. Die Vorlage enthält eine spezifische Compliance-Sprache, die erforderlich ist, und ein anderes Format wird nicht akzeptiert.

Warum wir dies anfragen

Ein Unternehmen ist eine juristische Person, keine natürliche Person. Wenn Personen mit einem Geschäftskonto interagieren, benötigen wir eine formelle Bestätigung, dass das Unternehmen selbst diese Interaktionen genehmigt hat. Ohne diese Bestätigung können wir nicht wissen, ob die Personen, die auf ein Konto zugreifen, von denjenigen, die das Unternehmen leiten, tatsächlich dazu ermächtigt wurden.

Die Anforderung eines Quorums von Direktoren zur Unterzeichnung dient Ihrem Schutz und dem Schutz Ihres Unternehmens. Sie stellt sicher, dass jede Entscheidung zur Gewährung von Kontozugriff von den Personen, die das Unternehmen leiten, formell genehmigt wurde und nicht von einer einzelnen Person, die alleine handelt. Dies ist wichtig, da es bedeutet, dass keine einzelne Person sich selbst oder jemand anderen stillschweigend zu einem Konto hinzufügen kann, ohne das Wissen und die Zustimmung des erweiterten Führungsteams.

Es ist auch eine Absicherung gegen potenzielle böswillige Akteure, sei es ein Mitarbeiter, der außerhalb seiner Befugnisse handelt, ein Dritter, der seine Zugriffsrechte falsch darstellt, oder jede andere Situation, in der jemand versuchen könnte, ohne ordnungsgemäße Autorisierung Zugriff auf Ihre Geschäftsvermögen zu erhalten. Die Quorum-Anforderung bedeutet, dass immer eine kollektive Entscheidung dahintersteht, wer Ihr Konto berühren darf.

Dies ist eine Standardanforderung bei der Kontoeröffnung von Unternehmen und ist Teil des Customer Due Diligence-Prozesses, der unter US-Bundesvorschriften erforderlich ist.

Was das Dokument abdecken muss

Die ausgefüllte Vollmacht muss alle der folgenden Punkte enthalten:

Erforderliche Angaben	Details
Alle autorisierten Personen	Der vollständige juristische Name, die Rolle oder der Titel und der Umfang des Zugriffs für jede Person, die Zugriff auf das Konto haben wird. Dies muss eine vollständige Liste sein. Personen, die nicht in diesem Dokument aufgeführt sind, erhalten keinen Zugriff.
Name der juristischen Person	Der vollständige juristische Name des Unternehmens, auf das sich die Autorisierung bezieht, muss genau mit dem übereinstimmen, was in Ihren Gründungsdokumenten angegeben ist.
Quorum von Direktorenunterschriften	Das Dokument muss von einem Quorum des Vorstands oder deren Gleichwertigen unterzeichnet werden. Für die meisten juristischen Personen bedeutet dies eine Mehrheit der Direktoren. Bei juristischen Personen mit einem einzelnen Direktor muss diese Person unterzeichnen. Bei Partnerschaften sind die erforderlichen Unterzeichner die geschäftsführenden Gesellschafter oder geschäftsführenden Partner.
Datum der Unterzeichnung	Das Datum, an dem das Dokument von den Direktoren unterzeichnet wurde. Alle Unterschriften sollten datiert sein.

Wer als Direktor-Äquivalent zählt

Nicht jede Unternehmensstruktur verwendet den Titel „Direktor“. Die folgende Tabelle zeigt, was wir als Direktor-Äquivalent für jeden gängigen Unternehmenstyp betrachten:

Rechtsform	Direktor-Äquivalent und Quorum
Unternehmen	Vorstand. Ein Quorum ist typischerweise eine Mehrheit der amtierenden Direktoren, es sei denn, Ihre Satzung legt etwas anderes fest.
LLC	Geschäftsführende Gesellschafter oder Geschäftsführer, wie im Gesellschaftsvertrag definiert. Ein Quorum richtet sich nach den Bedingungen des Gesellschaftsvertrags.
Limited Partnership	Komplementäre. Alle Komplementäre sollten unterschreiben, es sei denn, der Gesellschaftsvertrag erlaubt eine Mehrheitsentscheidung.
LLP	Geschäftsführende Gesellschafter oder Gesellschafter mit Geschäftsführungsbefugnis, wie im LLP-Vertrag definiert.
Trust	Alle Treuhänder oder eine Mehrheit der Treuhänder, wenn die Treuhandurkunde Mehrheitsentscheidungen zulässt.

Hinweis zu Zugriffsebenen

Wenn Sie die Personen auflisten, die auf das Konto zugreifen werden, sollten Sie auch angeben, welche Zugriffsebene jeder Person gewährt wird. Zum Beispiel haben einige Personen möglicherweise die vollständige Transaktionsberechtigung, während andere nur Lesezugriff haben. Dies klar im Vollmachtsformular anzugeben, hilft uns, das Konto von Anfang an korrekt einzurichten und späteren Schriftverkehr zu vermeiden.

Wenn sich die Zugriffsebenen nach der Kontoeröffnung ändern, zum Beispiel wenn ein neuer Mitarbeiter hinzukommt oder ein bestehender Mitarbeiter ausscheidet, muss ein aktualisiertes Vollmachtsformular eingereicht werden. Wir können keine Personen von einem Konto hinzufügen oder entfernen, ohne dass dieses Dokument neu ausgestellt und erneut unterschrieben wird.

So erhalten Sie dieses Dokument

Das Muster des Vollmachtsformulars wird Ihnen als Teil Ihres Onboarding-Pakets zur Verfügung gestellt. Füllen Sie alle Felder aus, stellen Sie sicher, dass jede Person, die Kontozugriff haben wird, aufgeführt ist, und holen Sie Unterschriften von den erforderlichen Direktoren oder deren Äquivalenten ein, bevor Sie es einreichen.

Wenn Sie das Muster nicht erhalten haben oder es nicht finden können, wenden Sie sich an unser Onboarding-Support-Team, und wir werden es Ihnen direkt zusenden.

Download Letter of Authorization here

Benötigen Sie Hilfe mit diesem Dokument?

Wenn Sie unsicher sind, wer als Direktoren-Äquivalent für Ihren Unternehmenstyp gilt, wie viele Unterschriften ein Quorum gemäß Ihren Gründungsdokumenten bilden oder wie die Zugriffsebenen für jede Person zu beschreiben sind, wenden Sie sich bitte vor der Einreichung an unser Onboarding-Support-Team.

Wenn dies im Vorfeld richtig gemacht wird, vermeiden Sie Verzögerungen und Ihr Konto kann genau so eingerichtet werden, wie es Ihr Unternehmen beabsichtigt.