Vejledning til indsendelse af PO og fakturaer

Senest opdateret: 10. april 2026

Velkommen til vores officielle vejledning til indsendelse af indkøbsordrer (PO) og fakturaer. Når din leverandøroprettelsesproces er afsluttet, skal du bruge denne vejledning til at administrere dine indkøbsordrer (PO'er) og fakturaindsendelser. Den beskriver, hvordan du starter arbejdet, indsender fakturaer korrekt og sikrer hurtig betaling — hvilket hjælper med at opretholde et gnidningsfrit og regeloverholdende partnerskab med Payward.

Før der påbegyndes arbejde med Payward, skal leverandører have:

  • En fuldt udført kontrakt, aftale, arbejdsbeskrivelse (SOW), ordreformular, indrykningsordre, tilbud (en form for understøttende dokumentation, der er underskrevet og udført af begge parter).

  • En formel indkøbsordre (PO) udstedt af Payward.

Nøglepunkter

  • PO'en definerer omfang, leverancer, betalingsbetingelser, faktureringsenhed, valuta og indsendelsesinstruktioner.

  • Arbejdet må ikke påbegyndes, før en PO er udstedt.

  • Eventuelle ændringer i omfang eller budget kræver, at en tillægsaftale eller ændringsordre underskrives og udføres af begge parter; hvor en opdatering af den eksisterende PO eller en ny PO skal udstedes, før arbejdet fortsætter.

  • Udførelse af arbejde uden for det godkendte PO-omfang kan resultere i forsinkede eller afviste betalinger.

Bekræft altid dit PO-nummer med din Payward-kontaktperson, før du påbegynder arbejdet.

Faktura(er) skal sendes rettidigt via e-mail (i overensstemmelse med kontraktbetingelserne) ved at sende fakturaen som en PDF-vedhæftning til din Payward-kontaktperson og Paywards kreditorbogholderi.

For at undgå behandlingsforsinkelser skal du sikre, at din faktura indeholder følgende:

  • Et gyldigt PO-nummer (én PO pr. faktura)

  • Den korrekte Payward juridiske enhed og faktureringsadresse

  • Din Payward kontaktperson

  • Matchende valuta som angivet på PO'en

  • Én enkelt PDF-vedhæftning (ikke adgangskodebeskyttet)

  • Servicedatoer (start- og slutdatoer) der stemmer overens med det udførte arbejde på fakturaen

  • Betalingsbetingelser (Netto 30 osv.) i overensstemmelse med aftalen (kontrakten)

Payward behandler betalinger i henhold til aftalte betalingsbetingelser, når fakturaer er verificeret og godkendt.

Q: Jeg har ikke en PO endnu – hvad skal jeg gøre?

A: Kontakt din Payward forretningspartner for at anmode om en PO, før du påbegynder arbejdet.

Q: Hvem kontakter jeg vedrørende fakturaspørgsmål?

A: Send en e-mail direkte til Paywards kreditorbogholderi for eventuelle opfølgende spørgsmål – og inkluder dit fakturanummer & PO-nummer i e-mailens emnefelt for nem reference.

  • Påbegynd kun arbejde efter modtagelse af en gyldig PO.

  • Indsend fakturaer via e-mail

  • Følg tjeklisten for fakturaer for at undgå forsinkelser.

  • Payward betaler i henhold til aftalte betalingsbetingelser efter fakturavalidering.

 

Har du brug for mere hjælp?