Udrulning af ledelse

Denne guide fører dig gennem indførelsen af godkendelseskrav i din Organisation én arbejdsgang ad gangen. Du behøver ikke konfigurere al ledelse på én gang – systemet er designet, så du kan flytte hver arbejdsgang fra hurtige enkeltbrugeroperationer til fuldt styret godkendelse med flere parter i dit eget tempo.

Se Politikker, godkendelser og ledelse for at lære, hvordan politikker og godkendelsesindstillinger fungerer. Se Tilladelser og arbejdsgange for en beskrivelse af tilladelsesmodellen.

To måder at styre en arbejdsgang på

Samspillet mellem Execute og "Kræv altid godkendelse" giver dig to styringsmuligheder pr. arbejdsgang:

Godkendelse for nogle, hurtig vej for andre: Lås politikken med "Kræv altid godkendelse" slået FRA. Medlemmer med Execute kan stadig gennemføre handlinger med det samme; alle andre skal igennem godkendelse. Låsen forhindrer, at nogen kan ændre disse regler alene.
Godkendelse for alle: Lås politikken med "Kræv altid godkendelse" slået TIL. Alle medlemmer, herunder ejeren, skal igennem godkendelseskøen. Ingen enkeltperson kan gennemføre en handling alene.

Trin-for-trin-forløb

De første tre trin kan fortrydes. Det fjerde – låsning – er det bindende punkt.

Trin 1: Bootstrap

Ejeren starter med fulde tilladelser på alle arbejdsgange. På dette trin er ejeren det eneste medlem og kan gennemføre alle handlinger uden godkendelse. Dette er den forventede starttilstand.

Trin 2: Konfigurer

Opret godkendelsesopsætningen til en bestemt arbejdsgang, mens „Kræv altid godkendelse" er slået FRA. Ejeren beholder Execute og kan fortsætte med at arbejde normalt.

Inviter medlemmer og tildel Approve-tilladelse på den pågældende arbejdsgang.
Angiv det nødvendige antal godkendelser.
Hvis du planlægger at låse politikken (trin 4), skal du sikre, at mindst ét andet medlem har Approve på arbejdsgangen Manage Policies. Systemet kræver en uafhængig godkender, før låsning er tilladt.

Ved afslutningen af dette trin er godkendelsesreglerne defineret, og de rette personer har tilladelser – men intet håndhæves endnu. Ejeren kan stadig fuldføre handlinger via Execute og kan stadig ændre politikker alene.

Trin 3: Valider

Slå „Kræv altid godkendelse" TIL for den pågældende arbejdsgang. Dette tvinger alle handlinger – inkl. ejerens – gennem godkendelse. Kontrollér at:

Godkendere modtager afventende anmodninger og kan behandle dem
Det nødvendige antal godkendelser kan opnås med de nuværende medlemmer
Hele forløbet fungerer som forventet

Da politikken endnu ikke er låst, kan du stadig rulle tilbage. Slå „Kræv altid godkendelse" FRA for at gendanne direkte udførelse og justere konfigurationen, inden du prøver igen.

Dette er den sikre fase til at afprøve opsætningen. Styringen er aktiv for den pågældende arbejdsgang, men ejeren bevarer ensidig kontrol over selve politikken og kan rulle tilbage når som helst.

Trin 4: Lås

Lås politikken, når du er tilfreds. Her binder du dig. Fra nu af:

Alle anmodninger følger de konfigurerede godkendelsesregler
Ændringer af politikken – at slå "Kræv altid godkendelse" til eller fra, ændre det krævede antal godkendelser eller låse op – kræver også uafhængig godkendelse
Ingen enkeltperson kan alene svække ledelsen af denne arbejdsproces

Vigtigt: Inden du låser, skal du sikre dig, at mindst ét andet aktivt medlem har Godkend-tilladelse på arbejdsprocessen Administrer politikker. Systemet kræver en uafhængig godkender, før det tillader låsning.

Vigtigt: Låsning fjerner enhver enkeltpersons mulighed for alene at svække ledelsen af denne arbejdsproces. Fremtidige ændringer, herunder oplåsning, forudsætter, at en uafhængig godkender forbliver tilgængelig via arbejdsprocessen Administrer politikker.

Trin 5: Gentag

Alle andre arbejdsprocesser forbliver som hurtigveje – Ejeren kan stadig bruge Udfør på enhver arbejdsproces, hvis politik ikke er låst. Gå tilbage til trin 2 for den næste arbejdsproces.

Denne fremgangsmåde er en anbefaling, ikke et krav. Du kan arbejde på ubestemt tid med en vilkårlig kombination af styrede og ustyrede arbejdsprocesser.

Eksempel: selektiv ledelse for udbetalinger

En CFO ønsker at bevare muligheden for at gennemføre udbetalinger med det samme, men kræver, at alle udbetalinger fra Fund Managers gennemgår godkendelse.

Tilladelsesopsætning:

Medlem	Se	Start	Godkend	Udfør
CFO	Ja	Ja	Ja	Ja
Fondforvalter A	Ja	Ja	—	—
Fondforvalter B	Ja	Ja	—	—

Politikindstillinger:

Krævede godkendelser: 1
Kræv altid godkendelse: OFF
Politik: Låst

CFO'en kan igangsætte og straks gennemføre udbetalinger via Execute. Fondforvaltere kan igangsætte udbetalinger, men hver anmodning placeres i godkendelseskøen og kræver 1 godkendelse fra CFO'en.

Overgang til fuld ledelse: Når CFO'en senere beslutter, at alle udbetalinger – herunder egne – skal gennem godkendelse, anmoder de om en politikændring (som selv kræver uafhængig godkendelse, fordi politikken er låst):

Tildel Approve til fondforvaltere, så de kan gennemgå hinandens anmodninger.
Øg det påkrævede antal godkendelser til 2.
Slå „Kræv altid godkendelse" til ON.

Efter denne ændring forbliver CFO'ens Execute-tilladelse tildelt, men har ingen effekt. Politikken kræver nu uafhængig godkendelse for alle anmodninger, herunder CFO'ens.

At beholde Execute tildelt, selv når det ikke har nogen effekt, bevarer medlemmets adgangsomfang i tilladelsesmatrixen. Dette bliver særligt nyttigt, når understøttelse af flere konti bliver tilgængeligt, da Execute her også definerer, hvilke konti et medlem kan håndtere.

Eksempel: godkendelsesscenarier med fire medlemmer

Dette eksempel viser et fuldt konfigureret Initiate Withdrawal-workflow og illustrerer, hvordan tilladelser og politik fungerer i praksis. Layoutet afspejler den tilladelsesmatrix, der er synlig i produktets brugergrænseflade.

Medlem	Se	Start	Godkend	Udfør
Organization Owner	Ja	Ja	Ja	Ja
Alice	Ja	Ja	Ja	—
Bob	Ja	—	Ja	—
Charlie	Ja	Ja	—	—

Politik: Krævede godkendelser: 2 af 3 tilgængelige godkendere. Kræv altid godkendelse: ON.

Ejeren har Execute, men da »Kræv altid godkendelse« er ON, har det ingen effekt.

Alle udbetalingsanmodninger skal godkendes af 2 uafhængige medlemmer. Den person, der opretter anmodningen, er udelukket fra godkendelsespuljen for den anmodning.

Scenarie	Hvem opretter	Hvem skal godkende	Hvorfor
Owner udbetaler	Ejer	Alice og Bob	Kun 2 medlemmer med Approve er tilbage efter Owner er udelukket. Begge skal godkende.
Alice udbetaler	Alice	Owner og Bob	Alice er udelukket. De resterende godkendere er Owner og Bob.
Charlie udbetaler	Charlie	2 af følgende: Owner, Alice, Bob	Charlie har ikke Approve, så alle 3 godkendere kan godkende. To er nok.
Bob opretter	—	—	Bob har ikke Initiate. Han kan ikke oprette en udbetalingsanmodning. Han kan kun godkende.