PO এবং ইনভয়েস জমা দেওয়ার নির্দেশিকা

শেষ আপডেট: ১০ এপ্রিল, ২০২৬

আমাদের অফিসিয়াল PO & ইনভয়েস জমা দেওয়ার নির্দেশিকাতে আপনাকে স্বাগতম। আপনার বিক্রেতা অনবোর্ডিং প্রক্রিয়া সম্পন্ন হওয়ার পর, আপনার পারচেজ অর্ডার (POs) এবং ইনভয়েস জমা দেওয়া পরিচালনা করতে এই নির্দেশিকাটি ব্যবহার করুন। এটি কাজ শুরু করা, সঠিকভাবে ইনভয়েস জমা দেওয়া এবং দ্রুত পেমেন্ট নিশ্চিত করার পদ্ধতি বর্ণনা করে — যা Payward-এর সাথে একটি মসৃণ এবং অনুগত অংশীদারিত্ব বজায় রাখতে সহায়তা করে।

Payward-এর সাথে কোনো কাজ শুরু করার আগে, বিক্রেতাদের অবশ্যই থাকতে হবে:

  • একটি সম্পূর্ণরূপে সম্পাদিত চুক্তি, সম্মতিপত্র, কাজের বিবরণী (SOW), অর্ডার ফর্ম, ইনসারশন অর্ডার, কোটেশন (উভয় পক্ষের মধ্যে স্বাক্ষরিত এবং সম্পাদিত সহায়ক ডকুমেন্টেশনের একটি ফর্ম)।

  • Payward দ্বারা জারি করা একটি আনুষ্ঠানিক পারচেজ অর্ডার (PO)।

 

মূল বিষয়গুলি

  • PO কাজের পরিধি, বিতরণযোগ্য, পেমেন্টের শর্তাবলী, বিলিং সত্তা, মুদ্রা এবং জমা দেওয়ার নির্দেশাবলী সংজ্ঞায়িত করে।

  • একটি PO জারি না হওয়া পর্যন্ত কাজ শুরু করা যাবে না।

  • কাজের পরিধি বা বাজেটে কোনো পরিবর্তনের জন্য উভয় পক্ষের মধ্যে একটি সংশোধনী বা পরিবর্তন আদেশ স্বাক্ষরিত ও সম্পাদিত হতে হবে; যার ফলে বিদ্যমান PO-এর একটি আপডেট বা নতুন PO জারি করা উচিত কাজ শুরু করার আগে।

  • অনুমোদিত PO-এর পরিধির বাইরে কাজ করলে পেমেন্ট বিলম্বিত বা বাতিল হতে পারে।

 

কাজ শুরু করার আগে আপনার Payward যোগাযোগের সাথে আপনার PO নম্বর সর্বদা নিশ্চিত করুন।

ইনভয়েস(গুলি) সময়মতো ইমেল করতে হবে (চুক্তির শর্তাবলী অনুযায়ী) আপনার Payward যোগাযোগ এবং Payward Accounts Payable টিমকে PDF অ্যাটাচমেন্ট হিসাবে ইনভয়েস ইমেল করে।

প্রক্রিয়াকরণে বিলম্ব এড়াতে, নিশ্চিত করুন যে আপনার ইনভয়েসে নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:

  • একটি বৈধ PO নম্বর (প্রতি ইনভয়েসে একটি PO)

  • সঠিক Payward আইনি সত্তা এবং বিলিং ঠিকানা

  • আপনার Payward যোগাযোগের ব্যক্তি

  • PO-তে উল্লিখিত মুদ্রার সাথে মিল

  • একটি একক PDF অ্যাটাচমেন্ট (পাসওয়ার্ড-সুরক্ষিত নয়)

  • পরিষেবার তারিখগুলি (শুরু এবং শেষ তারিখ) ইনভয়েসে সম্পাদিত কাজের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ

  • চুক্তির (কন্ট্রাক্ট) সাথে সঙ্গতিপূর্ণ পেমেন্টের শর্তাবলী (Net 30, ইত্যাদি)

 

ইনভয়েস যাচাইকরণ এবং অনুমোদন পাস করার পর Payward চুক্তিবদ্ধ পেমেন্টের শর্তাবলী অনুযায়ী পেমেন্ট প্রক্রিয়া করে।

প্র: আমার কাছে এখনও PO নেই — আমার কী করা উচিত?

উ: কাজ শুরু করার আগে একটি PO-এর অনুরোধ করতে আপনার Kraken ব্যবসায়িক অংশীদারের সাথে যোগাযোগ করুন।

প্র: ইনভয়েস সংক্রান্ত প্রশ্নের জন্য আমি কার সাথে যোগাযোগ করব?

উ: যেকোনো ফলো-আপ প্রশ্নের জন্য সরাসরি Kraken Accounts Payable টিমকে ইমেল করুন — এবং সহজে রেফারেন্সের জন্য আপনার ইনভয়েস নম্বর & PO নম্বর ইমেলের বিষয় লাইনে অন্তর্ভুক্ত করুন।

  • একটি বৈধ PO পাওয়ার পরেই কাজ শুরু করুন।

  • ইমেলের মাধ্যমে ইনভয়েস জমা দিন

  • বিলম্ব এড়াতে ইনভয়েস চেকলিস্ট অনুসরণ করুন।

  • ইনভয়েস যাচাইকরণের পর Payward চুক্তিবদ্ধ শর্তাবলী অনুযায়ী পেমেন্ট করে।

 

আরও সাহায্যের প্রয়োজন?