নীতিমালা, অনুমোদন এবং শাসনব্যবস্থা

নীতিগুলি নিয়ন্ত্রণ করে যে আপনার অর্গানাইজেশনে কাজগুলি অবিলম্বে সম্পন্ন হবে নাকি প্রথমে অন্যান্য সদস্যদের দ্বারা অনুমোদিত হতে হবে। প্রতিটি ওয়ার্কফ্লোর নিজস্ব স্বাধীনভাবে কনফিগারযোগ্য নীতি রয়েছে। এই নিবন্ধটি ব্যাখ্যা করে কিভাবে অনুমোদন, নীতি এবং লকিং একসাথে কাজ করে। অনুমতি এবং ওয়ার্কফ্লো কীভাবে কাঠামোবদ্ধ, তা জানতে দেখুন অনুমতি এবং ওয়ার্কফ্লো। একটি উচ্চ-স্তরের ওভারভিউয়ের জন্য, দেখুন অর্গানাইজেশন সম্পর্কে

অনুমোদন কিভাবে কাজ করে

একটি অর্গানাইজেশনের প্রতিটি নিয়ন্ত্রিত কর্ম একই জীবনচক্র অনুসরণ করে:

ধাপ ১ — Initiation: Initiate অথবা Execute অনুমতি আছে এমন একজন সদস্য একটি অনুরোধ তৈরি করেন।

ধাপ ২ — অবিলম্বে সম্পন্ন হওয়ার যাচাই: যদি সদস্যের Execute অনুমতি থাকে এবং ওয়ার্কফ্লোর অনুমোদনের প্রয়োজন না হয় ("Always require approval" OFF থাকে), তাহলে অনুরোধটি অবিলম্বে সম্পন্ন হয়। কোনো অনুমোদন সারি নেই, কোনো অপেক্ষা নেই।

ধাপ ৩ — অনুমোদন সারি: যদি অনুরোধটি অবিলম্বে সম্পন্ন করা না যায় — হয় সদস্যের Execute অনুমতি নেই, অথবা "Always require approval" ON থাকে — তাহলে অনুরোধটি অনুমোদন সারিতে প্রবেশ করে। সেই ওয়ার্কফ্লোতে Approve অনুমতি থাকা সদস্যরা এটি পর্যালোচনা করতে পারেন।

ধাপ ৪ — অনুমোদনের থ্রেশহোল্ড: একবার স্বাধীন অনুমোদনের প্রয়োজনীয় সংখ্যায় পৌঁছালে, অনুরোধটি সম্পন্ন হয়।

ধাপ ৫ — প্রত্যাখ্যান: যেকোনো একজন অনুমোদনকারী একটি অপেক্ষমাণ অনুরোধ প্রত্যাখ্যান করতে পারেন। একটি প্রত্যাখ্যাত অনুরোধ সম্পন্ন হয় না।

দায়িত্বের পৃথকীকরণ

একজন সদস্য তাদের নিজস্ব অনুরোধ অনুমোদন করতে পারেন না। এই নিয়মটি সমস্ত ওয়ার্কফ্লো জুড়ে সিস্টেম দ্বারা প্রয়োগ করা হয় এবং কোনো অনুমতি বা নীতি কনফিগারেশন দ্বারা ওভাররাইড করা যায় না।

একজন একক সদস্যের পক্ষে একা একটি কাজ সম্পন্ন করার একমাত্র উপায় হল Execute এর মাধ্যমে, এবং শুধুমাত্র যখন ওয়ার্কফ্লো নীতি এটি অনুমোদন করে।

Execute এবং নীতির ইন্টারঅ্যাকশন

Execute অনুমতি "Always require approval" নীতি সেটিংসের সাথে ইন্টারঅ্যাক্ট করে:

সদস্যের অনুমতিসমূহ

"সর্বদা অনুমোদন প্রয়োজন"

কী ঘটে

Initiate + Execute

OFF

অনুরোধ অবিলম্বে সম্পন্ন হয়েছে, অনুমোদনের প্রয়োজন নেই

Initiate + Execute

ON

অনুরোধ অনুমোদন সারিতে প্রবেশ করে, স্বাধীন অনুমোদনকারীদের জন্য অপেক্ষা করতে হবে

যখন "Always require approval" ON থাকে তখন Execute-এর কী হয়?

Execute সদস্য থেকে সরানো হয় না। এটি অনুমতি কনফিগারেশনে দৃশ্যমান থাকে, কিন্তু "Always require approval" ON থাকা অবস্থায় সিস্টেম এটিকে উপেক্ষা করে। UI Execute কলামে একটি সতর্কীকরণ-রঙের নির্দেশক দেখায়। যদি আপনি পরে "Always require approval" কে আবার OFF করেন, তাহলে সদস্যকে পুনরায় অনুমতি না দিয়েও অবিলম্বে কাজগুলি সম্পন্ন করতে পারবেন।

ঠিকানা পরিবর্তনের জন্য ইমেল নিশ্চিতকরণ

যখন একজন সদস্য অবিলম্বে একটি whitelisted ঠিকানা যোগ বা অপসারণ করতে Execute ব্যবহার করেন (স্বাধীন অনুমোদনকারী ছাড়া), তখন পরিবর্তন কার্যকর হওয়ার আগে সিস্টেম একটি ইমেল নিশ্চিতকরণ পাঠায়। নিশ্চিতকরণ সম্পন্ন না হওয়া পর্যন্ত ঠিকানা পরিবর্তন চূড়ান্ত হয় না।

বিটা চলাকালীন, ইমেল নিশ্চিতকরণ অর্গানাইজেশন মালিকের কাছে পাঠানো হয়, কোন সদস্য পরিবর্তন শুরু করেছেন তা নির্বিশেষে। সরাসরি অনুরোধ তৈরি করা ব্যক্তির কাছে নিশ্চিতকরণ পাঠানোর পরিকল্পনা ভবিষ্যতে প্রকাশের জন্য রয়েছে।

ডিভাইস ট্রাস্ট স্ট্যাটাস এই আচরণকে প্রভাবিত করে না — তাৎক্ষণিক ঠিকানা পরিবর্তনের জন্য সর্বদা ইমেল নিশ্চিতকরণ প্রয়োজন।

যখন একটি ঠিকানা পরিবর্তনের অনুরোধ স্বাধীন অনুমোদকদের সাথে স্ট্যান্ডার্ড অনুমোদন প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে যায়, তখন ইমেল নিশ্চিতকরণের প্রয়োজন হয় না। অন্যান্য সদস্যদের অনুমোদন নিরাপত্তা নিয়ন্ত্রণ হিসাবে কাজ করে।

একটি পলিসি কিভাবে কনফিগার করবেন

  1. আপনার অর্গানাইজেশনে ম্যানেজ পলিসিজ বিভাগে যান।
  2. আপনি যে ওয়ার্কফ্লো কনফিগার করতে চান সেটি নির্বাচন করুন (উদাহরণস্বরূপ, Initiate Withdrawal)।
  3. প্রয়োজনীয় অনুমোদনের সংখ্যা সেট করুন — কোনো অনুরোধ সম্পন্ন হওয়ার আগে অ্যাপ্রুভ সহ কতজন স্বাধীন সদস্যকে স্বাক্ষর করতে হবে তা এটি নির্দেশ করে।
  4. "অলওয়েজ রিকোয়ার অ্যাপ্রুভাল" চালু করবেন কিনা তা নির্বাচন করুন। যখন চালু থাকে, তখন এই ওয়ার্কফ্লোর প্রতিটি অনুরোধকে অবশ্যই অনুমোদন কিউয়ের মধ্য দিয়ে যেতে হবে, এমনকি এক্সিকিউট সহ সদস্যদের থেকেও। যখন বন্ধ থাকে, তখন এক্সিকিউট সহ সদস্যরা অবিলম্বে কাজ সম্পন্ন করতে পারেন।
  5. কনফিগারেশন পর্যালোচনা করুন এবং নিশ্চিত করুন।

যদি ম্যানেজ পলিসিজ ওয়ার্কফ্লোতে একটি পলিসি কনফিগার করা থাকে, তাহলে আপনার পরিবর্তনগুলি অনুমোদন কিউতে প্রবেশ করতে পারে। পলিসি গভর্নেন্স কীভাবে কাজ করে সে সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে লকিং পলিসিজ দেখুন।

পলিসি সেটিংস

প্রতিটি ওয়ার্কফ্লোর নিজস্ব পলিসি আছে যার দুটি সেটিং রয়েছে:

সেটিং

এটি কী করে

প্রয়োজনীয় অনুমোদন

একটি অনুরোধ সম্পন্ন হওয়ার আগে কতজন স্বতন্ত্র অনুমোদকের স্বাক্ষর করতে হবে তার সংখ্যা। অনুমোদকদের সেই ওয়ার্কফ্লোতে অ্যাপ্রুভ পারমিশন সহ সদস্যদের পুল থেকে নেওয়া হয়। অনুরোধটি যিনি শুরু করেছেন তাকে সর্বদা অনুমোদকের পুল থেকে বাদ দেওয়া হয়।

সদা অনুমোদন প্রয়োজন

যখন চালু: সমস্ত অনুরোধকে অবশ্যই অনুমোদনের মধ্য দিয়ে যেতে হবে, এমনকি যদি সদস্যের এক্সিকিউট পারমিশন থাকে। যখন বন্ধ: এক্সিকিউট পারমিশন সহ সদস্যরা অবিলম্বে কাজ সম্পন্ন করতে পারেন।

পলিসি লক করা

পলিসি লকিং কোনো একক সদস্যকে, অর্গানাইজেশন ওনার সহ, একটি ওয়ার্কফ্লোর গভর্নেন্স সেটিং একা পরিবর্তন করা থেকে বিরত রাখে।

যখন একটি পলিসি লক করা থাকে:

  • সেই ওয়ার্কফ্লোর পলিসিতে যেকোনো পরিবর্তনের জন্য স্বাধীন সদস্যদের অনুমোদন প্রয়োজন।
  • আনলক করার জন্যও স্বাধীন অনুমোদন প্রয়োজন।
  • ওনার অন্যান্য সকল সদস্যের মতো একই নিয়মের দ্বারা আবদ্ধ।

একবার গভর্নেন্স লক হয়ে গেলে, কোনো একজন ব্যক্তি এটি একা দুর্বল করতে পারে না। ভবিষ্যতের পরিবর্তনগুলি এখনও সম্ভব, তবে সেগুলি স্বাধীন অনুমোদন এবং অনুমোদকের কভারেজের উপলব্ধতার উপর নির্ভর করে।

পরিধি: পলিসি লকিং প্রতিটি ওয়ার্কফ্লোতে প্রযোজ্য। একটি ওয়ার্কফ্লোর পলিসি লক করলে অন্য কোনো ওয়ার্কফ্লো প্রভাবিত হয় না। এটি আপনাকে ধাপে ধাপে, একটি করে ওয়ার্কফ্লোর গভর্নেন্সকে আরও শক্তিশালী করতে দেয়।

পলিসি লক বনাম ম্যানেজ পলিসিজ-এ "সর্বদা অনুমোদন প্রয়োজন"

এই দুটি নিয়ন্ত্রণ বিভিন্ন স্তরে একই লক্ষ্য পূরণ করে:

নিয়ন্ত্রণ

পরিধি

প্রভাব

পলিসি লক

একবারে একটি ওয়ার্কফ্লো

সেই নির্দিষ্ট ওয়ার্কফ্লোর পলিসির পরিবর্তনগুলির জন্য স্বাধীন অনুমোদন প্রয়োজন। অন্যান্য ওয়ার্কফ্লো প্রভাবিত হয় না।

ম্যানেজ পলিসিগুলিতে "সর্বদা অনুমোদনের প্রয়োজন"

সকল ওয়ার্কফ্লো একবারে

প্রতিটি ওয়ার্কফ্লো জুড়ে সকল নীতি পরিবর্তনের জন্য স্বাধীন অনুমোদনের প্রয়োজন। এটি একটি বাল্ক গভর্নেন্স সুইচ হিসাবে কাজ করে।

ক্রমবর্ধমান কঠোরতার জন্য Policy Lock ব্যবহার করুন। ম্যানেজ পলিসিগুলিতে "সর্বদা অনুমোদনের প্রয়োজন" কেবল তখনই ব্যবহার করুন যখন আপনি একবারে সকল নীতি পরিবর্তন পরিচালনা করতে চান।

সুরক্ষামূলক ব্যবস্থা

সিস্টেম অবৈধ বা প্রয়োগযোগ্য নয় এমন কনফিগারেশন প্রতিরোধ করতে সুরক্ষামূলক ব্যবস্থা প্রয়োগ করে:

অনুমোদনকারীর প্রাপ্যতা: একটি নীতি লক করা যাবে না যদি না অন্য কমপক্ষে একজন সদস্য (লককারী ব্যক্তি ব্যতীত) ম্যানেজ পলিসিস ওয়ার্কফ্লোতে Approve-এর অধিকার ধারণ করে। এটি ছাড়া, একটি লক করা নীতি একটি অচলাবস্থা তৈরি করতে পারে যেখানে কেউ ভবিষ্যতের পরিবর্তনগুলি অনুমোদন করতে পারবে না।

লকআউট প্রতিরোধ: সিস্টেম একটি নীতি সংরক্ষণ করা বন্ধ করে যখন একটি ওয়ার্কফ্লোতে Approve-এর একমাত্র সদস্য Initiate-এর অধিকারও ধারণ করে এবং প্রয়োজনীয় অনুমোদনের সংখ্যা 1 হয়। যেহেতু সদস্যরা তাদের নিজস্ব অনুরোধ অনুমোদন করতে পারে না, এই সদস্যের অনুরোধগুলির জন্য কোনো যোগ্য অনুমোদনকারী থাকবে না।

নিষ্ক্রিয়করণ অনুমোদনকারীর কভারেজ পরীক্ষা করে না: একজন সদস্যকে নিষ্ক্রিয় করা বা সরানো বর্তমানে অগ্রসর হয় যদিও এটি একটি ওয়ার্কফ্লোর জন্য প্রয়োজনীয় থ্রেশহোল্ডের নিচে উপলব্ধ অনুমোদনকারীর সংখ্যা হ্রাস করে। নিষ্ক্রিয়করণের জন্য স্বয়ংক্রিয় কভারেজ চেকগুলি ভবিষ্যতের রিলিজে পরিকল্পনা করা হয়েছে। ততক্ষণ পর্যন্ত, একজন সদস্যকে নিষ্ক্রিয় করার আগে, যাচাই করুন যে পর্যাপ্ত অন্যান্য Approve অধিকারপ্রাপ্ত সদস্যরা প্রভাবিত ওয়ার্কফ্লোগুলিতে প্রয়োজনীয় অনুমোদনের সংখ্যা পূরণ করতে সক্রিয় আছেন, অথবা আপনার যদি সহায়তার প্রয়োজন হয় তবে সহায়তায় যোগাযোগ করুন।

সমস্যা সমাধান

একটি নীতি লক করার আগে সিস্টেমের প্রয়োজন কমপক্ষে একজন অন্য সদস্য (আপনি ব্যতীত) ম্যানেজ পলিসিস ওয়ার্কফ্লোতে Approve অনুমতি ধারণ করতে। একজন স্বাধীন অনুমোদনকারী ছাড়া, লকিং একটি অচলাবস্থা তৈরি করবে যেখানে কেউ ভবিষ্যতের নীতি পরিবর্তনগুলি অনুমোদন করতে পারবে না। ম্যানেজ পলিসিস-এ Approve অন্য একজন সদস্যকে বরাদ্দ করুন এবং আবার চেষ্টা করুন।

যাচাই করুন যে সেই ওয়ার্কফ্লোতে Approve অনুমতিপ্রাপ্ত পর্যাপ্ত সদস্য এখনও সক্রিয় আছেন কিনা। যদি অনুরোধ তৈরি হওয়ার পর থেকে Approve অধিকারপ্রাপ্ত একজন সদস্যকে নিষ্ক্রিয় বা সরানো হয়ে থাকে, তাহলে অবশিষ্ট অনুমোদনকারীরা প্রয়োজনীয় সংখ্যায় পৌঁছানোর জন্য যথেষ্ট নাও হতে পারে। একটি মুলতুবি অনুরোধ অনুমোদনের থ্রেশহোল্ড অনুযায়ী থাকে যা এটি তৈরি হওয়ার সময় প্রয়োগ করা হয়েছিল — এখন নীতি পরিবর্তন করলে ইতিমধ্যে সারিতে থাকা অনুরোধের জন্য প্রয়োজনীয়তা হ্রাস পায় না। এটি আনব্লক করতে, নিষ্ক্রিয় সদস্যকে পুনরায় সক্রিয় করুন অথবা অন্য সক্রিয় সদস্যকে Approve বরাদ্দ করুন যাতে মূল থ্রেশহোল্ড পূরণ করা যায়। যদি ম্যানেজ অ্যাক্সেসের জন্যও অনুমোদনের প্রয়োজন হয় এবং একই অনুমোদনকারীরা অনুপলব্ধ থাকে, তাহলে সহায়তার জন্য সাপোর্টের সাথে যোগাযোগ করুন।

সেই ওয়ার্কফ্লোর জন্য "সর্বদা অনুমোদনের প্রয়োজন" চালু আছে। যখন এই সেটিংটি সক্রিয় থাকে, Execute নিষ্ক্রিয় থাকে — অনুমতি এখনও বরাদ্দ থাকে কিন্তু প্রতিটি অনুরোধের জন্য স্বাধীন অনুমোদনের প্রয়োজন হয়। Execute অধিকারপ্রাপ্ত সদস্যদের জন্য তাৎক্ষণিক সমাপ্তি পুনরুদ্ধার করতে, "সর্বদা অনুমোদনের প্রয়োজন" বন্ধ করুন। উল্লেখ্য যে এটি একটি ম্যানেজ পলিসিস কার্যক্রম — যদি ম্যানেজ পলিসিসের জন্যও অনুমোদনের প্রয়োজন হয়, তাহলে পরিবর্তন কার্যকর হওয়ার আগে স্বাধীন সদস্যদের দ্বারা অনুমোদিত হতে হবে। উপরে Execute এবং নীতি মিথস্ক্রিয়া দেখুন।

এই ওয়ার্কফ্লোতে শুধুমাত্র একজন সদস্যের Approve অধিকার আছে, এবং সেই সদস্যের Initiate অধিকারও আছে। যেহেতু সদস্যরা তাদের নিজস্ব অনুরোধ অনুমোদন করতে পারে না, তাদের অনুরোধগুলির জন্য কোনো যোগ্য অনুমোদনকারী থাকবে না। কমপক্ষে একজন অন্য সদস্যকে Approve বরাদ্দ করুন, অথবা এই সদস্যকে Execute অধিকার দিন যাতে নীতি অনুমতি দিলে তারা অনুমোদন ছাড়াই কার্যক্রম সম্পন্ন করতে পারে।

অনুমোদনকারীর ঘাটতির কারণে নিষ্ক্রিয়করণ ব্লক করা হয় না। যদি আপনি এমন একজন সদস্যকে নিষ্ক্রিয় করে থাকেন যিনি এক বা একাধিক ওয়ার্কফ্লোতে Approve ধারণ করতেন, তবে যাচাই করুন যে প্রতিটি ওয়ার্কফ্লোর প্রয়োজনীয় অনুমোদনের সংখ্যা পূরণের জন্য পর্যাপ্ত সক্রিয় সদস্য Approve সহ রয়েছেন। যদি কোনো ওয়ার্কফ্লোতে অনুমোদনকারীর অভাব থাকে, তবে সদস্যটিকে পুনরায় সক্রিয় করুন অথবা প্রভাবিত ওয়ার্কফ্লোগুলিতে অন্য কোনো সক্রিয় সদস্যকে Approve বরাদ্দ করুন। সেই ওয়ার্কফ্লোগুলির মুলতুবি অনুরোধগুলি প্রয়োজনীয় অনুমোদনের সংখ্যা পূরণ না হওয়া পর্যন্ত সারিতে থাকবে।

এরপর কী

একবার আপনি নীতি এবং অনুমোদন কীভাবে কাজ করে তা বুঝে গেলে, শাসনব্যবস্থা চালু করা দেখুন একবারে একটি ওয়ার্কফ্লোতে অনুমোদনের প্রয়োজনীয়তা প্রবর্তনের জন্য একটি ধাপে ধাপে নির্দেশিকা, যার মধ্যে নির্বাচিত এবং সম্পূর্ণ শাসনব্যবস্থা কনফিগারেশন দেখানো উদাহরণগুলি অন্তর্ভুক্ত।

আরও সাহায্যের প্রয়োজন?