Richtlinien, Genehmigungen und Governance

Jeder geregelte Vorgang folgt demselben Ablauf – unabhängig davon, ob Einlagen verschoben oder Einstellungen der Organisation geändert werden:

1 – Auslösung. Ein Mitglied, dessen Workflow-Profil die Berechtigung „Initiieren" (oder „Ausführen") für den jeweiligen Workflow enthält, stellt eine Anfrage. Bei Auszahlungen und Überweisungen benötigt das Mitglied zusätzlich die passende Berechtigung zur Einlagenbewegung für die betreffenden Konten.

2 – Prüfung auf Sofortabschluss. Verfügt das Mitglied über die Berechtigung „Ausführen" und ist die Einstellung „Genehmigung immer erforderlich" für den Workflow auf AUS gestellt, wird die Anfrage sofort abgeschlossen. Erledigt. Eine Ausnahme: Eine Anfrage, die eine gesperrte Richtlinie ändert, wartet unabhängig von den Berechtigungen des Antragstellers immer auf Genehmigung – siehe „Richtlinien sperren" weiter unten.

3 – Genehmigungswarteschlange. Andernfalls wartet die Anfrage auf Überprüfung. Mitglieder mit der Berechtigung „Genehmigen" für diesen Workflow sehen die Anfrage in ihrer Warteschlange.

4 – Abschluss. Sobald die erforderliche Anzahl unabhängiger Genehmigungen erreicht ist, wird die Anfrage abgeschlossen und tritt in Kraft. Jeder Genehmiger kann die Anfrage stattdessen ablehnen – sie endet dann wirkungslos.

Abgeschlossene Anfragen werden als Sicherheitsereignisse erfasst und mit der Anfrage sowie ihrem Genehmigungsverlauf verknüpft.

Ein Mitglied kann seine eigene Anfrage nicht genehmigen. Das System setzt dies für jeden Workflow durch – keine Berechtigung, kein Profil und keine Richtlinienkonfiguration kann das außer Kraft setzen.

Die einzige Möglichkeit, als einzelnes Mitglied einen geregelten Vorgang allein abzuschließen, ist die Berechtigung „Ausführen" – und nur solange die Richtlinie des Workflows den Sofortabschluss zulässt.

Jede Workflow-Richtlinie verfügt über zwei Einstellungen:

Das Zusammenspiel von Execute und „Genehmigung immer erforderlich":

Execute wird durch eine Richtlinie nie entfernt – es bleibt im Profil erhalten, wird jedoch als inaktiv gekennzeichnet, solange „Genehmigung immer erforderlich" AKTIVIERT ist, und wird wieder wirksam, sobald die Einstellung DEAKTIVIERT wird.

1. Gehe zu Richtlinien und wähle den Workflow aus (z. B. Auszahlungsanfrage).
2. Lege die erforderliche Anzahl an Genehmigungen fest.
3. Wähle, ob „Genehmigung immer erforderlich" AN oder AUS ist.
4. Überprüfe, wer derzeit welche Ebene in diesem Workflow innehat – der Richtlinien-Editor zeigt die Ebenen des Teams neben den Einstellungen an, sodass du die Konfiguration vor dem Speichern auf Erfüllbarkeit prüfen kannst.
5. Bestätige.

Richtlinienänderungen sind selbst regulierte Vorgänge im Workflow „Richtlinien verwalten". Erfordert dieser Workflow eine Genehmigung, wartet deine Änderung wie jede andere Anfrage in der Warteschlange.

Jede Richtlinie führt außerdem einen eigenen Änderungsverlauf: Jede Aktualisierung, jedes Sperren und Entsperren wird dort zusammen mit der zugehörigen Genehmigungsanfrage aufgeführt, sodass du jederzeit nachvollziehen kannst, was geändert wurde, wer die Anfrage gestellt hat und wer sie freigegeben hat. Abgeschlossene Änderungen werden ebenfalls als Sicherheitsereignisse erfasst.

Das Sperren ist der verbindliche Schritt der Governance. Es erfordert für jede künftige Änderung an der Richtlinie dieses Workflows eine unabhängige Genehmigung – einschließlich der Änderung der Genehmigungsanzahl, der Einstellung „Genehmigung immer erforderlich" oder des Entsperrens.

Jede Richtlinienänderung wird als Anfrage im Workflow „Richtlinien verwalten" ausgeführt, unabhängig davon, ob die Zielrichtlinie gesperrt ist oder nicht. Die Sperre ändert nicht, wohin eine Änderung geht, sondern nur, wie sie abgeschlossen wird:

• Eine Änderung an einer entsperrten Richtlinie folgt dem normalen Anfrage-Lebenszyklus. Ein Mitglied mit der Berechtigung „Ausführen" in „Richtlinien verwalten" schließt die Änderung sofort ab, solange die Einstellung „Genehmigung immer erforderlich" für diesen Workflow AUS ist.
• Eine Änderung an einer gesperrten Richtlinie, der Genehmigungsanzahl, der Einstellung „Genehmigung immer erforderlich" oder das Entsperren wartet stets auf die Prüfung durch Mitglieder mit der Berechtigung „Genehmigen" in „Richtlinien verwalten". Die Sperre setzt „Ausführen" für genau diese Richtlinie außer Kraft und gilt für alle gleichermaßen: Die Änderungen des Inhabers durchlaufen dieselbe Prüfung wie die aller anderen.

Nach dem Sperren kann keine einzelne Person die Governance des Workflows allein abschwächen. Änderungen bleiben Routinevorgänge – jedes Mitglied, dessen Workflow-Profil die Genehmigung in „Richtlinien verwalten" erlaubt, kann sie prüfen und freigeben, aber es sind stets mindestens zwei Personen erforderlich.

Das Sperren gilt pro Workflow. Das Sperren des Workflows „Auszahlungsanfrage" hat keine Auswirkung auf „Überweisungsanfrage" oder andere Workflows – du verschärfst jeweils einen Workflow nach dem anderen, in deinem eigenen Tempo. Die empfohlene Vorgehensweise findest du unter Governance einführen.

Sperren und Entsperren sind ebenfalls Anfragen

Unter dem Workflow „Richtlinien verwalten" gibt es drei Arten von Anfragen. Du findest sie in der Genehmigungswarteschlange, im Änderungsverlauf jeder Richtlinie und in den Sicherheitsereignissen:

Das Sperren ist nicht von seinen eigenen Regeln ausgenommen: Eine Sperranfrage durchläuft denselben Lebenszyklus wie jede andere Anfrage unter „Richtlinien verwalten". Wenn du für „Richtlinien verwalten" Execute-Berechtigungen hast und die Einstellung „Genehmigung immer erforderlich" deaktiviert ist, tritt die Sperre sofort in Kraft – andernfalls wartet die Anfrage in der Warteschlange, und die Richtlinie bleibt entsperrt, bis die Anfrage genehmigt wird.

So wird eine Richtlinienänderung abgeschlossen

Zusammengefasst: das Ergebnis jeder Anfrage unter „Richtlinien verwalten":

Zwei Möglichkeiten zur Steuerung von Richtlinienänderungen

Die beiden Steuerungsmechanismen ergänzen sich und schließen sich nie aus: Sobald einer von beiden greift, wartet die Änderung auf Genehmigung – das Aktivieren beider ändert nichts daran. Verwende die Sperre für schrittweise Verschärfungen; verwende die Manage Policies-Einstellung, wenn alle Richtlinienänderungen zentral genehmigt werden sollen.

Manage Policies selbst sperren

Manage Policies ist ein Workflow wie jeder andere: Er hat eine eigene Richtlinie, und diese Richtlinie hat eine eigene Sperre. Das Sperren ist der abschließende Schritt eines Governance-Rollouts. Sobald die Manage Policies-Richtlinie gesperrt ist, erfordert jede Regeländerung innerhalb der Organisation – einschließlich der Entsperrung einer beliebigen Richtlinie und der Entsperrung von Manage Policies selbst – eine unabhängige Genehmigung. Ab diesem Zeitpunkt kann keine Einzelperson die Governance über das Produkt lockern.

Deshalb gibt es auch die unten beschriebene Schutzmaßnahme für unabhängige Genehmiger: Das System verhindert, dass eine Richtlinie in einen Zustand gesperrt wird, den niemand jemals ändern könnte. Wann dieser Schritt sinnvoll ist, erklärt Governance einführen.

• Unabhängiger Genehmiger für die Sperrung erforderlich. Eine Richtlinie kann nur gesperrt werden, wenn mindestens ein weiteres Mitglied – nicht die sperrende Person selbst – die Berechtigung „Genehmigen" für den Workflow „Richtlinien verwalten" besitzt. Andernfalls wäre die Sperre über das Produkt nie aufzuheben.
• Schutz vor Aussperrung. Das System verhindert das Speichern einer Richtlinie, bei der das einzige Mitglied mit der Berechtigung „Genehmigen" im Workflow zugleich der einzige Initiator mit einem erforderlichen Quorum von 1 ist – eigene Anfragen hätten dann keinen berechtigten Genehmiger.
• Warnung zur Deaktivierung. Prüfe die Genehmigerabdeckung, bevor du ein Mitglied mit der Berechtigung „Genehmigen" deaktivierst. Die Deaktivierung wird auch dann durchgeführt, wenn ein Workflow dadurch unter das erforderliche Genehmigungsquorum fällt. Ausstehende Anfragen bleiben an den Schwellenwert gebunden, der zum Zeitpunkt ihrer Erstellung galt.

Sobald die Richtlinien verständlich sind, zeigt Governance schrittweise einführen, wie du sie sicher einführst: konfigurieren, prüfen und dann sperren – einen Workflow nach dem anderen, mit praktischen Beispielen.

„Genehmigung immer erforderlich" ist für diesen Workflow aktiviert. Execute ist inaktiv, solange diese Einstellung aktiv ist; jede Anfrage kommt zur unabhängigen Genehmigung in die Warteschlange. Um die sofortige Ausführung wiederherzustellen, deaktiviere die Einstellung unter Richtlinien – beachte, dass es sich dabei um eine Aktion unter „Richtlinien verwalten" handelt, die möglicherweise selbst genehmigt werden muss.

Handelt es sich bei der betreffenden Anfrage um eine Richtlinienänderung, prüfe zusätzlich die Zielrichtlinie: Änderungen an einer gesperrten Richtlinie warten immer auf Genehmigung, unabhängig von Execute. Die Sperre funktioniert wie vorgesehen.

Das Sperren ist selbst eine Anfrage unter „Richtlinien verwalten". Wenn „Genehmigung immer erforderlich" für „Richtlinien verwalten" aktiviert ist oder dein Workflow-Profil Execute dafür nicht enthält, wartet die Sperre wie jede andere Anfrage auf unabhängige Genehmigung. Die Richtlinie bleibt entsperrt, bis die Sperranfrage genehmigt wird – du findest sie in der Genehmigungswarteschlange und nach Abschluss im Änderungsverlauf der Richtlinie.

Zähle die aktiven Mitglieder, die Approve für diesen Workflow innehaben, dich selbst ausgenommen. Wurde ein Genehmiger nach Erstellung der Anfrage deaktiviert, erreichen die verbleibenden Genehmiger möglicherweise nicht mehr die erforderliche Anzahl – eine ausstehende Anfrage gilt weiterhin für den Schwellenwert, der zum Zeitpunkt ihrer Erstellung galt, auch wenn die Richtlinie seitdem geändert wurde. Reaktiviere das Mitglied oder weise einem anderen aktiven Mitglied Approve zu, um die Blockierung aufzuheben.

Mindestens ein weiteres Mitglied muss Approve für den Workflow „Richtlinien verwalten" innehaben, bevor eine Richtlinie gesperrt werden kann. Ohne einen unabhängigen Genehmiger könnte eine gesperrte Richtlinie nie wieder geändert werden. Weise einem anderen Mitglied Approve für „Richtlinien verwalten" zu und versuche es erneut.

Die Konfiguration würde Anfragen erzeugen, die niemand genehmigen kann – in der Regel ein einzelnes Mitglied, das sowohl Initiate als auch das einzige Approve im Workflow innehat, bei einer erforderlichen Anzahl von 1. Weise mindestens einem weiteren Mitglied Approve zu oder gib dem initiierenden Mitglied Execute, damit dessen Anfragen ohne Überprüfung abgeschlossen werden können, solange die Richtlinie dies erlaubt.